С развитием нашей клиентской базы увеличилось и число писем со счетами и актами, которые мы ежемесячно отправляем своим клиентам почтой России. Отправка документов почтой накладывает ряд сложностей: письма приходят с запозданием, иногда не доходят вовсе. В какие-то города письма доходят быстро, а бывают случаи, когда письмо добирается до адресата целый месяц.
Кроме того, распечатка всех писем, подготовка конвертов, заполнение адресов и вкладывание документов занимает приличное время и каждый раз расходуются кипы бумаги. Наш бухгалтер вынуждена в несколько ходок перетаскивать коробки с письмами в машину, чтобы перевезти всю эту груду в отделение почты.
Больше всего нас огорчает то, какое количество бумаги и в конечном счете деревьев расходуется на выполнение такой мелкой формальности, и, согласитесь, это не делает наш мир лучше.
Мы приглашаем вас получать документы через систему электронного документооборота. Это бесплатно и полностью соответствует законодательству. Кроме того, многие государственные учреждения (а именно им уходит большинство писем) сами охотно пользуются электронными документами.
Электронные документы, переданные через систему электронного документооборота, являются оригиналами, их не нужно распечатывать. ИФНС и суды принимают их без дублирования на бумаге. Наша компания работает в системе Диадок (разработчик СКБ Контур).
Мы планируем перейти на электронную отправку документов с мая 2017 года, то есть акты и счета за май уже будут отправлены вам электронно.
Какую выгоду вы можете извлечь:
-
Получать документы в день выставления: не придется ждать доставки неделями.
-
Не отправлять подписанные документы обратно — их достаточно будет подписать в Диадоке.
-
В режиме онлайн отслеживать статус документов (доставлен, подписан, отказано в подписи), искать, сверять, отклонять и т.д.
-
Получать документы прямо в 1С и не вводить данные вручную.
Регистрация в Диадоке, получение документов — бесплатно. Нужен только сертификат квалифицированной электронной подписи.
Чтобы начать получать документы:
-
Зайдите в Диадок по своему сертификату для электронной отчетности.
-
Подходит сертификат, выданный любым аккредитованным удостоверяющим центром.
-
Если у вас еще нет сертификата, отправьте заявку для его получения.
-
Примите приглашение от нашей компании в разделе «Контрагенты».
-
Сообщите нашему бухгалтеру на office@interso.ru, что вы приняли приглашение.
-
Чтобы получать документы прямо в 1С, установите модуль.
В Диадоке вы сможете обмениваться электронными документами не только с нашей компанией, но и с другими контрагентами.
Нашим клиентам мы предлагаем следующие возможности получения документов:
-
В любой момент ваши документы можно скачать из личного кабинета системы управления услугами;
-
Раз в месяц мы отправляем сканы документов на вашу электронную почту;
-
Теперь документы с электронной цифровой подписью доступны в системе Диадок.
Для тех, кто не хочет работать по бумажному договору, у нас доступно обслуживание по договору-оферте. В этом случае для признания расхода на оплату услуг достаточно распечатать договор-оферту и приложить к нему копию платежного документа (ст. 346.17 НК РФ).
С вопросами обращайтесь в бухгалтерию по адресу office@interso.ru 8 800 500-54-06 или по круглосуточному бесплатному номеру техподдержки Диадок 8 800 500-10-18.